Manuel utilisateur

Ce manuel utilisateur est composé de guides, qui vous permettront de vous familiariser avec l’application « Mes notes de frais » et d’apprendre à l’utiliser.

  1. Saisie rapide d’une note de frais
  2. Paramétrer et utiliser les référentiels de l’application
  3. Personnalisation du PDF
  4. Saisie complète d’une note de frais

1. Saisie rapide d’une note de frais
Dans ce guide, vous allez apprendre à saisir une note de frais en quelques clics.
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Liste des NDF

La liste des notes de frais peut être filtrée par statut « Toutes », « Payées » et « En cours ».

Pour chaque note de frais, le nombre de factures, la période concernée et le montant sont indiqués.

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Création de la note

Pour gagner du temps, l’intitulé est automatiquement renseigné au mois en cours et le profil en cours est sélectionné.

Vous pouvez modifier, comme bon vous semble, tous ces éléments.

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Création facture : catégorie de dépenses

En premier lieu, il s’agit de sélectionner le type de facture à saisir. Certains champs dépendent de la catégorie : kilomètres, nombre de nuits…

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Création facture : informations obligatoires

De nombreux champs sont déjà pré-remplis : date, moyen de paiement, devise, TVA. Dans la majorité des cas, il n’y a que le montant qui doit être obligatoirement renseigné !

Dans le cas d’une facture kilométrique, le montant est automatiquement calculé après sélection du véhicule et saisie du nombre de kilomètres.

Les valeurs par défaut « Moyen de paiement » et « TVA » sont configurées au sein de la catégorie de dépenses.

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Vue d’ensemble de la note de frais

L’écran liste toutes les factures saisies pour la note de frais en rappelant diverses informations comme la catégorie de dépenses et le montant.

2. Paramétrer et utiliser les référentiels de l’application
Dans ce guide, vous serez amené à voir les différents paramètres de l’application ainsi que les référentiels.
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Paramètres généraux

Ce sont les options générales de l’application.

Note : nous vous recommandons de rester sur « Qualité des photos = Bonne » afin de conserver des fichiers PDF de taille convenable sans pour autant faire de compromis sur la qualité.

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Référentiel : profils

Les informations du profil sont reprises dans l’en-tête du PDF, dont le logo de l’entreprise.

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Référentiel : clients et projets

Vous pouvez créer autant de clients et de projets que vous le souhaitez. Lors de la création d’un client, il est possible de l’importer depuis l’application Contacts.

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Référentiel : devises

Plus de 160 devises sont présentes dans l’application !

Si votre devise est absente, vous avez toujours la possibilité de la créer.

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Référentiel : catégories de dépenses

Au sein de chaque catégorie de dépenses, vous pouvez indiquer le ou les taux de TVA et le moyen de paiement à utiliser par défaut afin de gagner du temps lors de la saisie de vos factures.

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Référentiel : forfaits

Idéal lorsque des demandes demandes de remboursement suivent un forfait : par exemple, une prime repas pour chaque jour travaillé.

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Référentiel : véhicules

Toutes les informations utiles pour saisir vos demandes de remboursements kilométriques.

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Référentiel : divers

D’autres référentiels sont disponibles : types de repas, comptabilité analytique, commerçants, lieux et invités aux repas.

3. Personnalisation du PDF
Dans ce guide, vous verrez comment personnaliser l’export PDF selon vos propres goûts.
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Paramètres généraux

Choisissez le titre et l’ordre d’impression des factures mais aussi les colonnes à afficher dans le tableau du fichier PDF.

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Données à afficher

Vous pouvez contrôler quelles sont les informations qui doivent s’imprimer avec chaque facture.

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Véhicules

Dans le cas des indemnités kilométriques, indiquez ce que vous souhaitez voir apparaître sur l’export PDF.

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Couleurs

Les couleurs des différents tableaux peuvent être personnalisées suivant vos goûts et la charte de votre société.

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Synthèses

Afin d’enrichir le document PDF, vous pouvez ajouter des synthèses par client, projet, catégorie de dépenses, comptabilité, commerçant et moyen de paiement.

4. Saisie complète d’une note de frais
Dans ce guide, vous apprendrez à saisir de manière complète une note de frais.
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Note de frais

En plus de l’intitulé et du profil, vous pouvez indiquer les paramètres par défaut à utiliser dans les factures de cette note de frais.

Chaque facture reprendra alors ces informations, tout en restant modifiables.

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Facture : En-tête et montant

Un libellé peut être indiqué pour faciliter le pointage à posteriori et le rappel du contexte de la note de frais.

Vous pouvez aussi associer autant de justificatifs que vous le souhaitez.

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Facture : TVA

Les taux de TVA sont automatiquement repris depuis le paramétrage de la catégorie de dépenses. Cependant, vous êtes libre de les reprendre et de les modifier à volonté.

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Facture : Spécifique

Pour les catégories de dépenses comme hôtel, avion, taxi, train, indemnités kilométriques, repas et forfait, des informations supplémentaires sont demandées pour enrichir votre suivi et votre extraction PDF ou CSV.

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Facture : Divers

La facture peut être identifiée comme à re-facturer au client.

Enfin, des informations diverses sont saisissables : commentaire, client, projet commerçant et compatibilité.